G/F Hylkedalsparken
Ordinær generalforsamling
Referat
3. november 2021
Til stede:
● 22 husstande
● 25 fuldmagter
Formanden konkluderede, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.
Referat
1. Valg af dirigent.
Niels Nielsen (nr. 2) blev valgt som dirigent.
2. Formandens beretning for det forløbne år.
Formand Rasmus Bonde (nr. 13) oplyste, at der i 2020 og 2021 ikke havde været mange aktiviteter ud over almindeligt vedligehold af kvarteret. Der er etableret en blomstereng
på det grønne område ned mod Hylkedalen. De store mængder sne i februar 2021 gav nogle trafikale problemer i kvarteret, og snerydningen kom for sent. Desuden oplyste Rasmus Bonde, at han har solgt sit hus og fraflytter kvarteret ved udgangen af november.
Næstformand Daniel Løvbjerg Jørgensen konstitueres som formand indtil næste ordinære generalforsamling, hvor formandsposten er på valg.
3. Det reviderede regnskab forelægges af kassereren til godkendelse, med underskrift af to revisorer
Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.
4. Indkomne forslag
a) Vedtægtsændringer
i) § 8: Generalforsamlingen afholdes inden 31.marts. (nuværende er det inden
udgangen af februar) – Enstemmigt vedtaget
ii) § 8: Indkaldelse til generalforsamling indvarsles 4 ugers varsel. (nuværende 6
uger). – Enstemmigt vedtaget
iii) § 8: Indkomne forslag senest 2 uger før generalforsamling. (nuværende 4 uger)
Enstemmigt vedtaget
iv) § 14: Inden 31. januar afleveres regnskabet og revisorer tilbagesender inden 28.
februar. (nuværende er det 10.jan. og 31.jan) –
Enstemmigt vedtaget
v) § 10: Ændre formulering “Sekretæren skal lave referat, over alle møder og generalforsamlingen og referatet skal godkendes (underskrives) af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.” (ændres fra “Sekretæren skal føre forhandlingsprotokol over alle møder og generalforsamlinger og protokollen skal undertegnes af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.”)
Enstemmigt vedtaget
b) Nye legepladser
Det blev drøftet, om der skal nedsættes et udvalg til at se på mulighederne for at etablere en ny legeplads på fællesarealerne. Flere beboere ønskede, at et eventuelt udvalg skulle se bredere på bedre udnyttelse af fællesarealerne til
fælles sociale arrangementer og lignende. Derfor blev forslaget udvidet til at handle om generel udnyttelse af fællesarealer, hvor legefaciliteter kan være en del af det, så der både er aktiviteter for børn og voksne.
Udvalget består i første omgang af Daniel Løvbjerg Jørgensen (nr. 10) og Anders Lundbak (nr. 28). Udvalget er åbent for flere medlemmer.
c) Honorering af bestyrelsen
Pga. det har vist sig svært at få frivillige til at drive bestyrelsen, foreslås det at
bestyrelsen honoreres. Der er lagt op til at formand og kassér fritages fuldt for kontingent, og resten af bestyrelsen betaler ½ kontingent. Der stemmes for/imod.
Forslaget blev vedtaget.
d) Anvendelse af grønne områder
i) Beplantning og lignende uden for egen grund.
Flere rækkehusbeboere inddrager fællesarealer til private formål, fx ved at sætte havemøbler uden for egen matrikel. Dette fordyrer foreningens udgifter til gartner, da disse skal køre rundt om forhindringer. Alle rækkehusbeboere skal derfor
sørge for at indskrænke sig til egen matrikel. Der vil blive uddelt en skrivelse til alle rækkehusbeboere herom. Rydder de ikke fællesområdet senest 2 måneder efter denne skrivelse, er bestyrelsen af generalforsamlingen bemyndiget til at få
området ryddet for den enkelte beboers egen regning.
ii) Parkering på toppen af “kælkebakken”.
Flere beboere har observeret, at græsarealet i svinget ved nederste række af rækkehuse benyttes lejlighedsvist til parkering. Dette er ikke tilladt, da det skader foreningens grønne område – især i den våde sæson, vi går ind i nu. Der er masser af parkeringspladser ved den øverste række, og der henstilles til, at beboerne beder eventuelle gæster om at parkere der frem for på græsset.
5. Fastsættelse af kontingent for det kommende år samt ændring af betalingsfrist.
a) Kontingentet er uændret. Betalingsfristen for indbetaling af kontingent er af bestyrelsen fastsat til fremadrettet at være senest 31. marts.
6. Valg af kasserer
a) Muller Hansen, nr. 43 er på valg – modtager genvalg.
Muller Hansen blev genvalgt.
7. Valg af bestyrelsesmedlem – som vælges for to år
a) Jørgen Christensen, nr. 4 er på valg – modtager ikke genvalg
Anders Lundbak (nr. 28) blev valgt.
8. Valg af suppleant – som vælges for to år
a) Heidi Simonsen (nr. 18) og Niels Nielsen (nr. 2) blev valgt.
9. Valg af en revisor – som vælges for to år
a) revisor Anders Pørksen, nr. 39 er på valg – modtager ikke genvalg
Anne Mette Madsen (nr. 30) blev valgt.
b) Revisorsuppleant Birthe Wøjcik, nr. 24 er på valg
Birthe Wøjcik blev genvalgt.
10. Eventuelt
a. Gartnerens vedligehold
Den nuværende kontrakt med gartner OK Nygaard er udløbet, og der var udbredt enighed om, at kvaliteten ikke har været tilfredsstillende. Kirsten Vejrum (nr. 53) vil stå for indhentning af nye tilbud og gennemgå mangler i området med potentielle
nye gartnere. Bestyrelsen vælger ny gartner ud fra bedste tilbud.
b. Udsyn ved udkørsel til Holbergsvej
Hækkene omkring udkørslen til Holbergsvej har bredt sig for meget, og disse bør klippes til snarest. Der blev på generalforsamlingen nedsat et udvalg til at udbedre
udsynet. Anders Lundbak (nr. 28) tager kontakt til alle interesserede og aftaler en dato for en fælles indsats. Øvrige deltagere er Niels (2), Nick (6), Heidi (18), Kitty
(23), Helge (24), Jesper (27), Ingvard (37), Muller (43) og Kirsten (53).
c. Trafik til og fra Seest Idrætspark
Trafikken til og fra Seest Idrætspark er stigende og forventes at stige endnu mere med det nye atletikstadion. Mange kører for hurtigt i svinget, og generalforsamlingen ønsker, at foreningen klager til kommunen og beder om opsætning af chikaner eller lignende tiltag for at sænke hastigheden i området.
Beboerne på Holbergsvej har allerede klaget. Heidi Simonsen vil følge op på, hvad de har hørt, og bestyrelsen vil formulere en klage til kommunen.
d. Fælles sociale arrangementer
Det blev drøftet, at der tidligere har været mange sociale aktiviteter i Hylkedalsparken. Der var bred opbakning til igen at arrangere Skt. Hans Bål. Dette initiativ løftes af den nedsatte arbejdsgruppe for bedre udnyttelse af fællesarealer.
Referatet er udarbejdet af sekretær og konst. formand Daniel Løvbjerg Jørgensen (nr. 10).