Kategori: Ikke kategoriseret

G/F Hylkedalsparken
Ordinær generalforsamling
Referat
3. november 2021
Til stede:
● 22 husstande
● 25 fuldmagter
Formanden konkluderede, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.

Referat
1. Valg af dirigent.
Niels Nielsen (nr. 2) blev valgt som dirigent.

2. Formandens beretning for det forløbne år.
Formand Rasmus Bonde (nr. 13) oplyste, at der i 2020 og 2021 ikke havde været mange aktiviteter ud over almindeligt vedligehold af kvarteret. Der er etableret en blomstereng
på det grønne område ned mod Hylkedalen. De store mængder sne i februar 2021 gav nogle trafikale problemer i kvarteret, og snerydningen kom for sent. Desuden oplyste Rasmus Bonde, at han har solgt sit hus og fraflytter kvarteret ved udgangen af november.
Næstformand Daniel Løvbjerg Jørgensen konstitueres som formand indtil næste ordinære generalforsamling, hvor formandsposten er på valg.

3. Det reviderede regnskab forelægges af kassereren til godkendelse, med underskrift af to revisorer
Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.

4. Indkomne forslag
a) Vedtægtsændringer
i) § 8: Generalforsamlingen afholdes inden 31.marts. (nuværende er det inden
udgangen af februar) – Enstemmigt vedtaget
ii) § 8: Indkaldelse til generalforsamling indvarsles 4 ugers varsel. (nuværende 6
uger). – Enstemmigt vedtaget
iii) § 8: Indkomne forslag senest 2 uger før generalforsamling. (nuværende 4 uger)
Enstemmigt vedtaget
iv) § 14: Inden 31. januar afleveres regnskabet og revisorer tilbagesender inden 28.
februar. (nuværende er det 10.jan. og 31.jan) –
Enstemmigt vedtaget
v) § 10: Ændre formulering “Sekretæren skal lave referat, over alle møder og generalforsamlingen og referatet skal godkendes (underskrives) af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.” (ændres fra “Sekretæren skal føre forhandlingsprotokol over alle møder og generalforsamlinger og protokollen skal undertegnes af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.”)
Enstemmigt vedtaget
b) Nye legepladser
Det blev drøftet, om der skal nedsættes et udvalg til at se på mulighederne for at etablere en ny legeplads på fællesarealerne. Flere beboere ønskede, at et eventuelt udvalg skulle se bredere på bedre udnyttelse af fællesarealerne til
fælles sociale arrangementer og lignende. Derfor blev forslaget udvidet til at handle om generel udnyttelse af fællesarealer, hvor legefaciliteter kan være en del af det, så der både er aktiviteter for børn og voksne.
Udvalget består i første omgang af Daniel Løvbjerg Jørgensen (nr. 10) og Anders Lundbak (nr. 28). Udvalget er åbent for flere medlemmer.
c) Honorering af bestyrelsen
Pga. det har vist sig svært at få frivillige til at drive bestyrelsen, foreslås det at
bestyrelsen honoreres. Der er lagt op til at formand og kassér fritages fuldt for kontingent, og resten af bestyrelsen betaler ½ kontingent. Der stemmes for/imod.
Forslaget blev vedtaget.
d) Anvendelse af grønne områder
i) Beplantning og lignende uden for egen grund.
Flere rækkehusbeboere inddrager fællesarealer til private formål, fx ved at sætte havemøbler uden for egen matrikel. Dette fordyrer foreningens udgifter til gartner, da disse skal køre rundt om forhindringer. Alle rækkehusbeboere skal derfor
sørge for at indskrænke sig til egen matrikel. Der vil blive uddelt en skrivelse til alle rækkehusbeboere herom. Rydder de ikke fællesområdet senest 2 måneder efter denne skrivelse, er bestyrelsen af generalforsamlingen bemyndiget til at få
området ryddet for den enkelte beboers egen regning.
ii) Parkering på toppen af “kælkebakken”.
Flere beboere har observeret, at græsarealet i svinget ved nederste række af rækkehuse benyttes lejlighedsvist til parkering. Dette er ikke tilladt, da det skader foreningens grønne område – især i den våde sæson, vi går ind i nu. Der er masser af parkeringspladser ved den øverste række, og der henstilles til, at beboerne beder eventuelle gæster om at parkere der frem for på græsset.

5. Fastsættelse af kontingent for det kommende år samt ændring af betalingsfrist.
a) Kontingentet er uændret. Betalingsfristen for indbetaling af kontingent er af bestyrelsen fastsat til fremadrettet at være senest 31. marts.

6. Valg af kasserer
a) Muller Hansen, nr. 43 er på valg – modtager genvalg.
Muller Hansen blev genvalgt.

7. Valg af bestyrelsesmedlem – som vælges for to år
a) Jørgen Christensen, nr. 4 er på valg – modtager ikke genvalg
Anders Lundbak (nr. 28) blev valgt.

8. Valg af suppleant – som vælges for to år
a) Heidi Simonsen (nr. 18) og Niels Nielsen (nr. 2) blev valgt.

9. Valg af en revisor – som vælges for to år
a) revisor Anders Pørksen, nr. 39 er på valg – modtager ikke genvalg
Anne Mette Madsen (nr. 30) blev valgt.
b) Revisorsuppleant Birthe Wøjcik, nr. 24 er på valg
Birthe Wøjcik blev genvalgt.

10. Eventuelt
a. Gartnerens vedligehold
Den nuværende kontrakt med gartner OK Nygaard er udløbet, og der var udbredt enighed om, at kvaliteten ikke har været tilfredsstillende. Kirsten Vejrum (nr. 53) vil stå for indhentning af nye tilbud og gennemgå mangler i området med potentielle
nye gartnere. Bestyrelsen vælger ny gartner ud fra bedste tilbud.
b. Udsyn ved udkørsel til Holbergsvej
Hækkene omkring udkørslen til Holbergsvej har bredt sig for meget, og disse bør klippes til snarest. Der blev på generalforsamlingen nedsat et udvalg til at udbedre
udsynet. Anders Lundbak (nr. 28) tager kontakt til alle interesserede og aftaler en dato for en fælles indsats. Øvrige deltagere er Niels (2), Nick (6), Heidi (18), Kitty
(23), Helge (24), Jesper (27), Ingvard (37), Muller (43) og Kirsten (53).
c. Trafik til og fra Seest Idrætspark
Trafikken til og fra Seest Idrætspark er stigende og forventes at stige endnu mere med det nye atletikstadion. Mange kører for hurtigt i svinget, og generalforsamlingen ønsker, at foreningen klager til kommunen og beder om opsætning af chikaner eller lignende tiltag for at sænke hastigheden i området.
Beboerne på Holbergsvej har allerede klaget. Heidi Simonsen vil følge op på, hvad de har hørt, og bestyrelsen vil formulere en klage til kommunen.
d. Fælles sociale arrangementer
Det blev drøftet, at der tidligere har været mange sociale aktiviteter i Hylkedalsparken. Der var bred opbakning til igen at arrangere Skt. Hans Bål. Dette initiativ løftes af den nedsatte arbejdsgruppe for bedre udnyttelse af fællesarealer.

Referatet er udarbejdet af sekretær og konst. formand Daniel Løvbjerg Jørgensen (nr. 10).

Herunder vil indkomne forslag blive opslået, løbende som de kommer ind.

Bestyrelsens forslag 1:

Projekt Skråninger

Bestyrelsen har udarbejdet følgende forslag til forskønnelse af skråningerne omkring rækkehusene. Da det er et større projekt, har vi valgt at foreslå, at vi inddeler projektet i fire etaper.

Etape-inddelingen er som følger (kan også ses på vedhæftet kort):

Rødt område (Skråning bagved nr. 25-31)
Lilla område (Skråning bagved nr. 38-52 )
Blå område (Skråning bagved nr. 54-60)

Fælles for de 3 områder bliver, at alt nuværende bevoksning fjernes, og der plantes bøgepur på hele skråningen.

Bøgepur vokser op som en stor hæk, og er specielt velegnet til skrånede arealer, da det giver en flot ensartet bevoksning på hele skråningen.

Efterfølgende er der minimal vedligeholdelse af skråningerne, selve bøgepuren kan klippes med maskine, og den dækker effektivt for ukrudt når hækken er vokset op.

Orange område (Området mellem ejerboligerne og parkeringspladsen ved rækkehusene)

Her bliver et stort stykke med græs, lig det område vi fik lavet i 2014. I området er der nogle bakker der er for stejle til at det kan klippes med maskine, de steder vil der blive plantet bøgepur, så det minder om de andre skråninger.

Grundejerforeningens økonomi gør at vi kan kickstarte projektet med 50.000 kr, og derved komme igang allerede i 2015.

Hvert år i projektets løbetid skal der afsættes årligt 31.000 kr til dette projekt. Det passer med det “overskud” vi har med den nuværende indbetaling af kontigent.

Tidsplanen for projektet vil være således:

2015: Rødt område
2017: Lilla område
2019: Blå område
2021: Orange område

Bestyrelsens forslag 2:

Vi kan gennemføre projekt skråninger på 4 år, hvis vi hæver kontingentet med 400 kr. pr. år

Dvs. der årligt skal afsættes 55.000 til projektet.

Tidsplanen for projektet vil da være således:

2015: Rødt område
2015: Lilla område
2017: Blå område
2018: Orange område

Kontingentet for 2015 vil derefter ændres til 2.150 kr.

Forslag 1:

Klippe skråningen mellem rækkehusene fra nummer 31 til 41

Forslag 2:

Oprettelse af grupper med Grønne mænd og kvinder.

Opfodre alle beboere til at lave små grupper, som har ansvaret for de grønne områder, så gartner regningen bliver lavere.

Forslag 3:

Jeg foreslår, at bestyrelsen anmoder Kommunen om, at der også opstilles en container til dåser.

Forslag 4:

Vi vil gerne komme med et forslag om at holde en foredragsaften hvor politiet kommer ud og fortæller om hvordan vi kan sikre os bedre mod indbrud både hver især men også i Hylkedalsparken som helhed.

Herunder vil indkomne forslag blive opslået, løbende som de kommer ind.

Forslag 1:

Fra arbejdsgruppen.
Skråning – Løsning 1
Plantning af Dværgmispel på hele skråningen.
Prisoverslag: 188.718,75 kr
Kontigentstigning 2014: 3.145,50 kr

Kontigent 2014: 4.945,5 kr

Forslag 2:

Fra arbejdsgruppen.
Skråning – Løsning 2
Plantning af Bøgepur på hele skråningen.
Prisoverslag: 188.718,75 kr
Kontigentstigning 2014: 3.145,50 kr

Kontigent 2014: 4.945,5 kr

Forslag 3:

Fra arbejdsgruppen.
Skråning – Løsning 3
Barkflis på hele skråningen.
Prisoverslag: 107.187,50 kr

Kontigentstigning 2014: 1.786,50 kr

Kontigent 2014: 3.586,50 kr

Forslag 3:

Fra bestyrelsen.
Samme vedligeholdelse af skråningen som 2013:
2-3 gange slåning årligt
Prisoverslag: 14.000 kr
Kontigentstigning 2014: 0 kr – indlagt i budgettet

Kontigent 2014: 2.000 kr

Forslag 5:

Ingen vedligeholdelse af skråningen, som derved vil vokse til igen.
Kontigentnedsættelse 2014: 230 kr

Kontigent 2014: 1.770 kr

Forslag 6:

Når vedtægterne skal moderniseres, foreslår jeg, at man sletter “den lokale” i §12, så der står “Foreningens midler indsættes i bank eller sparekasse”.

Den lokale er et levn fra dengang, Seest havde en sparekasse, men i dag er stort set alle banker landsdækkende, og den mest lokale i Kolding er vel Sydbank. Midlerne bør anbringes der, hvor de giver flest renter/koster færrest gebyrer.

Forslag 7:

Al information lægges ind på hjemmesiden www.hylkedalsparken6000.dk
Referater, indkaldelse til ordinære generalforsamlinger og ekstra ordinær generalforsamling udsendes elektronisk. De som ikke har nogen former for elektronisk post vil få det udleveret i deres postkasser.
Det er til hver tid beboerne der er ansvarligt for korrekt mail, ændring skal ske til formanden.

Forslag 8:

Ønsker oplysning om beplantningsplan,  som er godkendt af Kolding Kommune,  for del område 1 & 2 Hylkedalsparken.
Dette for at området fremstår i henhold til godkendt beplantnings plan, samt for at undgå der ikke bliver lavet beplantning som ikke er i henhold til den godkendte beplantningsplan, for del område 1 & 2.
Lokalplan nr.o815-2A se paragraf 9.
stk. 9.1.3.

Forslag 9:

Vil spørge om det er muligt at få lagt en stor sten eller opsat en pullert på hjørnet i venstre side, mellem del område 1 & 2. spec. store vogne er benytte at snitte hjørnet og køre ind over jorden inden længe vil der være et stort hul og alle sten vil blive kørt op på vejen.

Bestyrelsen har vurderet, at vores vedtægter ikke er tidssvarende mere, derfor kommer bestyrelsen med forslag om vedtægtsændringer, som kan ses nederst på siden, det er ikke de store revolutioner vi kommer med. Dog kræver det en vedtægts ændring og i vedtægterne for Hylkedalsparken står det i § 17 Følgende:
Ved forslag om ændring i denne vedtægt skal mindst halvdelen af medlemmerne være tilstede, og forslaget kan da vedtages eller forkastes med 2/3 af de fremmødte, stemberettigede grundejeres stemmer.
Det er derfor vigtigt at så mange møder op til generalforsamlingen så muligt, hvis I nu er forhindret den 25. februar, må I gerne aflevere en fuldmagt til bestyrelsen eller nabo, bestyrelsen pointer det er helt op til hvert enkelt, om de vil stemme for eller forkaste forslaget.
Forslag til vedtægtsændringer på generalforsamlingen i 2014.
Det foreslås at disse paragrafer ændres så de fremover lyder således:

§5
Ethvert medlem skal have et eksemplar af vedtægterne. Den tilsendte kontingents opkrævning gælder som medlemskort, når indbetaling har fundet sted og giver derefter adgang og stemmeret i det pågældende år og til den førstkommende generalforsamling.

§7
Hver enkelt husstand betaler kontingent m.m. til foreningens bestridelse af de fælles udgifter, herunder foreningens administration. Beløbets størrelse fastsættes på den årlige generalforsamling og skal indbetales til den fastsatte dato.
Er beløbet ikke betalt inden nævnte dato, er bestyrelsen berettiget til at lade beløbet overgå til inkasso. Medlemmer der er i restance har ikke adgang til generalforsamlingen.

§8
Generalforsamlingen er højeste myndighed i alle foreningens sager. Generalforsamlingen skal holdes 1 gang om året inden udgangen af februar måned. Og skal indvarsles skriftligt med mindst 6 ugers varsel.
Indvarslingen skal indeholde oplysninger om dagsorden, der mindst skal bestå af følgende:
1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning for det forløbne år.
3. Det reviderede regnskab forelægges af kassereren til godkendelse, med underskrift af to revisorer.
4. Indkomne forslag.
5. Fastsættelse af kontingent for det kommende år.
6. Valg af formand – i lige årstal – bortfalder i ulige årstal
7. Valg af kasserer – i ulige årstal – bortfalder i lige årstal
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer
2 medlemmer vælges i lige årstal – bortfalder i ulige årstal
1 medlem vælges i ulige årstal – bortfalder i lige årstal
9. Valg af suppleanter – som vælges for to år
1. suppleant vælges i lige årstal – bortfalder i ulige årstal
2. suppleant vælges i ulige årstal – bortfalder i lige årstal
10. Valg af en revisor – som vælges for to år
1 revisor vælges i lige årstal – bortfalder i ulige årstal
1 revisor vælges i ulige årstal – bortfalder i lige årstal
11. Valg af revisorsuppleant – som vælges for et år
12. Eventuelt
Forslag fra medlemmerne, som er skriftlig fremsendt til formanden senest 4 uger før generalforsamlingen, behandles under punkt 4.
Forslag der indkommer senere end 4 uger før generalforsamlingen og forslag, der måtte indkommer på selve generalforsamlingen, kan ikke sættes under afstemning.

§9
Hvert gyldigt medlemskort giver adgang til at afgive 1 stemme for hver husstand.
Ved forhindring af fremmøde til generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling kan fuldmagt gives til bestyrelsen eller andre medlemmer af Hylkedalsparken Grundejerforening under forudsætning af, at kontingentet er betalt rettidigt.

§11
Bestyrelsens medlemmer afgår efter tur med 3 medlemmer i lige årstal, herunder formanden og med 2 medlemmer i ulige årstal, herunder kassereren.
Formand og kasserer kan ikke afgå samtidigt.
Revisorer afgår skiftevis – som vælges for to år. Genvalg kan altid finde sted. 1 revisor vælges i lige årstal
1 revisor vælges i ulige årstal
Suppleanter afgår skiftevis – som vælges for to år. Genvalg kan altid finde sted.
1. Suppleant vælges i lige årstal
2. Suppleant i ulige årstal.

§12
Kassereren modtager alle indtægter og skal føre kassebog, der til enhver tid skal kunne forelægges for de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Foreningens midler indsættes i den lokale bank eller sparekasse. Kassereren er bemyndiget til at hæve på foreningens bankkonti m.v. Kassebogen skal føres a jour, ligesom bilaget for udgiften skal nummereres og arkiveres samt bogføres.

§14
Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet kontrolleres af de 2 af generalforsamlingen for året valgte revisorer, der mindst en gang om året kan foretage uanmeldt kontrol af kassebog og bilag og konstatere beholdningens tilstedeværelse m.v.
Inden l0. januar hvert år afleveres regnskabet for det forløbne år til revisorerne, der tilbagesender det reviderede regnskab med bemærkninger ti1 kassereren inden førstkommende 20. januar.

Dagorden

1.    Diverse sager herunder lovpligtigt postkasse.

2.    Rundgang med arbejdsgruppen hvad kom der ud af det?

3.    Hvad gør vi med Kolding kommune hele lokalplanen herunder

4.    Skal vi beholde Schultz vedligehold?

5.    Snerydningsplan

6.    Asfaltering

7.    Birketræer ved indgangen P pladsen

8.    Indkommende forslag fra beboere

9.    Pullerter

10.   EVT og planlægning af næste møde.

Ad. 1. Grundejerforeningen skal ifølge loven om offentligt CVR registrering tilmeldes offentligt post kasse Formanden får registreret Grundejerforeningen.

Ad. 2. Arbejdsgruppen har afleveret et fylds gørende redegørelse omkring områdets grønne område, det var meget konstruktiv efterfølgende har både arbejdsgruppen og bestyrelsen været på rundgang i området. Her var der forskellige sager som bestyrelsen nu undersøger, hvad det vil koste. Bla skråningen og området ved indgangen og engen bag de sidste rækkehuse.

Ad. 3. John og formanden har været til møde ang. Lokalplanen for området med Kolding Kommune, der er ikke kommet noget tilbagemelding endnu.

Dog kan det siges at PGA bestyrelsen blev anmeldt til Kolding Kommune, af en beboer, selvfølgeligt lever vi i et demokratisk land så vedkommende beboer, har jo lov at gå til kommunen, for at udtrykke sin utilfredshed over bestyrelsen skulle havde misligholdt engen, denne henvendelse og en lidt senere på foråret har gjort at der desværre er kommet meget fokus på området, det kan risikere, at grundejerforeningens kontingent vil stige væsentligt.

Mulige løsninger kan være, at der kommer kreaturer/får helt op til de bagerste rækkehuse altså hele området bag rækkehusene, bestyrelsen arbejder dog stadigvæk på at finde en løsning som både kommunen og bestyrelsen kan være tilfreds med.

Skråningen mellem rækkehuse vil Kolding Kommune ikke anbefale at der sås græs i, af hensyn stejl heden på skråningen det vil stride mod arbejdsmiljøloven PGA at der ikke må arbejdes med buskrydder på så stejle steder.

Ad.4. Benny og Formanden tager et møde med Schultz Vedligehold, om Grundejer foreningen skal have Schultz Vedligehold næste sæson igen, der er selvfølgeligt arbejdsopgaver som bestyrelsen vil have højnet.

Det afhænger naturligvis af prisen om der kan blive enighed.

Ad. 5. Der vil blive udarbejdet ny snerydningsplan, bestyrelsen regner med at beholde Nysom et sæson mere.

Ad. 6. Bestyrelsen har indhentet tilbud på asfaltering, der regnes med der bliver asfalteret dele af stamvejen her til forår 2014 eller måske det hele afhængig lidt af prisen.

Ad. 7. De birketræer som står bag nummer 6 ud mod stamvejen, er blevet aftalt med de implicerede partner, om muligt fældning.

Ad. 8. Ang. affald ved genbrugscontainerne er der blevet skrevet ud til alle beboere regner med sagen er afsluttet.

Fået henvendelse om flere pullerter i stien til Grøndalsvej, Bestyrelsen har ikke økonomi til at købe flere pullerter for øjeblikket, derfor bliver der heller ikke opsat nye i lommerne i år, da bestyrelsen ikke ved hvad engen vil komme til at koste.

Ad. 9. Se Ad. 8

Ad. 10. Vigtig henvendelse til Rækkehusene hvis der kommer henvendelse fra en landmåler, så er det ikke noget bestyrelsen har bestilt, tværtimod bestyrelsen arbejder, som sagt tidligere om at finde en acceptabel løsning, det er desværre en konsekvens af sagen, vi har omkring kommunen.

Næste bestyrelsesmøde inden jul dog afhængig af svar fra kommunen, som det så kræves at bestyrelsen samles før.

Bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen 9/4 2013

Tilstede: Vagn, Benny, John, Jesper og Birgit

Status på nuværende tidspunkt:

• Bestyrelsen diskuterede om den endelige udformning af retningslinjer for det nye udvalg vedr. de grønne områder. John får udarbejdet en skitse.
• Bestyrelsen har godkendt ”Lille Slambert” fra Vamdrup til at komme og suge vores regnvands brønddæksler. Vagn kontakter Torben fra ”Lille Slambert” til godkendelse af, at han har fået arbejdet for sæsonen 2013.
• Stykket mellem parcelhusene og rækkehusene er ryddet.
• Her blev fundet en bålplads på fællesarealet, hvilket er i strid med brandmyndighederne. Formanden tager kontakt, da bålpladsen skal flyttes til eget matrikel.
• Fliser efter fældningen på bakken til rækkehusene, er lagt og jævnet.
• Pullerterne mellem bedene ved lommerne, kan ikke fjernes, da de er støbt. De må gerne saves ned i jordhøjde.
• Sedler med nabohjælp omdelt.
• Bestyrelsen afventer Danske Bank om endelige godkendelse af vores nye kasserer Jesper Schlebaum.
• Bestyrelsen har vedtaget at vi for fremtiden kun vil have en konto hos Danske Bank.
• Ikke alle har åbnet mail fra Grundejerforeningen. Bestyrelsen udarbejder en liste til dem af hensyn til betaling af kontingent
• Der er givet dispensation vedr. benyttelse af fællesarealet foran hvert rækkehus, mod selv at vedligeholde græsset + beplantning
• Der er nye huller i asfalten i svinget på stamvejen efter vinteren. Der diskuteres flere ikke kostbare muligheder.
• Parkering på stamvejen et problem, hvis f.eks. brandbil/ambulance skal forbi.. Der opfordres til ikke at benytte stamvejen til parkering.
• Der prøves igen i år at arrangere gadefesten. Dato forslag: 31/5 eller 16/8

Med venlig hilsen

Bestyrelsen